Bagi para pengusaha yang terlibat dalam kegiatan penjualan barang, pastinya sudah familiar dengan surat pemberitahuan pengiriman barang. Terutama bagi mereka yang beroperasi di platform marketplace, mengirim barang ke berbagai daerah menjadi rutinitas yang tak terhindarkan.
Fungsi utama dari surat pemberitahuan pengiriman barang adalah memberikan informasi bahwa pesanan telah dikirim dan saat ini dalam perjalanan menuju tujuan. Bagi pengusaha yang baru memulai, memahami dokumen ini adalah suatu keharusan.
Sebelum meninjau lebih lanjut mengenai dokumen ini, disarankan untuk memahami terlebih dahulu pengertiannya. Apa sebenarnya yang dimaksud dengan surat pemberitahuan pengiriman barang? Simak sampai selesai.
Apa Itu Surat Pengiriman Barang?
Surat pengiriman barang merupakan dokumen yang disusun oleh penjual sebagai tanggapan terhadap pesanan yang diterima dari pembeli, berisi pemberitahuan bahwa pesanan tersebut telah disetujui dan siap untuk dikirimkan.
Surat ini tidak hanya bertujuan untuk memberitahu pembeli tetapi juga untuk memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mempersiapkan diri dalam menerima barang. Umumnya, surat pengiriman barang ini digunakan dalam konteks pengiriman barang dalam jumlah besar dan jarak yang cukup jauh.
Pentingnya pembuatan surat ini terletak pada memberikan pemahaman kepada pihak yang memesan barang bahwa pesanannya sedang dalam perjalanan, terutama jika pesanan tersebut dalam jumlah besar yang dipesan oleh suatu perusahaan.
Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam mengenai surat pengiriman barang, berikut adalah pembahasan mengenai fungsi, komponen surat, dan beberapa contoh yang dapat menjadi acuan.
Manfaat Surat Jalan dalam Pengiriman Barang
Surat jalan pengiriman barang memiliki berbagai fungsi penting dalam proses pengiriman barang yang perlu dipahami. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari surat jalan:
-
Keterangan Resmi. Surat jalan berfungsi sebagai keterangan resmi yang menghubungkan pihak pengirim dan penerima secara formal.
-
Rincian Barang. Menyediakan rincian terperinci mengenai barang yang dikirim, membantu pemahaman penerima tentang isi pengiriman.
-
Konfirmasi Penerimaan. Merupakan media konfirmasi bahwa barang telah diterima oleh pihak penerima, membuktikan tiba dan ditandatangani oleh pihak terkait.
-
Bukti Kesepakatan. Menjadi bukti tertulis yang menunjukkan kesepakatan antara penerima dan pengirim terkait pengiriman barang.
-
Asuransi Pengiriman. Berfungsi sebagai bukti asuransi pengiriman barang, terutama dalam situasi kerusakan atau kehilangan barang.
-
Pembukuan Akuntansi. Lembar pertama surat jalan digunakan sebagai bukti valid untuk keperluan pembukuan akuntansi perusahaan.
-
Tanda Penerimaan. Lembar kedua diberikan kepada penerima atau pembeli sebagai tanda bahwa barang telah diterima.
-
Arsip Perusahaan. Lembar terakhir disimpan sebagai arsip oleh perusahaan terkait, memberikan jejak dokumentasi yang diperlukan.
Cara kerja surat jalan pengiriman barang umumnya melibatkan pembagian lembaran sebagai berikut:
-
Lembar Pertama: Diberikan kepada pihak pengirim sebagai tanda transaksi.
-
Lembar Kedua: Diserahkan kepada penerima sebagai konfirmasi penerimaan barang.
-
Lembar Ketiga: Disimpan oleh perusahaan sebagai arsip dan jejak dokumentasi.
Elemen Pembentuk Surat Pengiriman Barang
Surat pengiriman barang terdiri dari beberapa komponen atau bagian yang mendukung kejelasan dan keteraturan, meliputi kop surat, nomor surat, nama dan alamat penerima, perihal surat, serta rincian pesanan barang. Berikut penjelasannya:
1. Kop Surat
Komponen pertama adalah kop surat, bagian paling atas yang memuat identitas perusahaan atau organisasi pengirim barang. Kop surat mencakup nama perusahaan, logo, alamat, nomor telepon, dan kontak lainnya yang relevan.
2. Nomor Surat
Nomor surat adalah identifikasi unik yang diberikan oleh perusahaan atau organisasi pengirim untuk setiap surat yang dikeluarkan. Terdiri dari kombinasi angka dan huruf, nomor surat mencantumkan bulan dan tahun pembuatan surat. Nomor surat berguna untuk menghitung jumlah surat yang dikeluarkan, memudahkan pengarsipan, dan mempermudah pencarian surat.
3. Nama dan Alamat Penerima
Untuk kelancaran pengiriman dan penerimaan surat, penting bahwa nama dan alamat penerima ditulis dengan jelas. Surat biasanya mencantumkan alamat dalam (pada kertas surat) dan alamat luar (pada sampul surat) untuk memastikan barang sampai ke penerima yang tepat.
4. Perihal Surat
Bagian perihal surat berfungsi sebagai ringkasan isi atau inti utama surat. Menyediakan informasi yang memudahkan pengirim dan penerima untuk mengidentifikasi tujuan surat dan memahami pokok masalahnya tanpa membaca seluruh surat.
5. Rincian Pesanan Barang
Rincian pesanan barang terdapat dalam tubuh surat dan memberikan informasi yang lebih spesifik mengenai pesanan. Ini mencakup nama barang, jumlah, spesifikasi, dan catatan khusus jika ada. Rincian yang lengkap dan akurat memastikan kesesuaian pesanan pembeli dan mengurangi risiko kesalahan dalam pengiriman barang.
Format Pemberitahuan Pengiriman Barang yang Tepat
[Judul Surat]
[Logo Perusahaan]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon Perusahaan]
[Tanggal]
[Alamat Penerima]
[Nama Penerima]
Perihal: Pemberitahuan Pengiriman Barang
Kepada Yth.,
[Nama Penerima],
Kami dengan gembira memberitahukan bahwa pesanan Anda telah berhasil dikirim pada tanggal [tanggal pengiriman]. Berikut adalah rincian pengiriman:
Nomor Resi: [nomor resi]
Metode Pengiriman: [metode pengiriman]
Kami berharap barang tersebut tiba dengan selamat dan sesuai harapan Anda. Kolaborasi kami dengan penyedia jasa pengiriman terpercaya akan memastikan pengiriman yang efisien dan aman.
Terima kasih atas kepercayaan Anda kepada perusahaan kami. Semoga Anda puas dengan layanan kami. Kami berkomitmen untuk terus meningkatkan pengalaman pengiriman bagi pelanggan kami.
Hormat kami,
TTD
[Nama Perusahaan]
Tanda Tangan Digital dalam Pemberitahuan Pengiriman Barang
Dalam surat pemberitahuan pengiriman barang yang menggunakan tanda tangan digital, Anda dapat menyertakan tanda tangan digital yang sah sebagai alternatif tanda tangan fisik. Pendekatan ini tidak hanya lebih praktis dan efisien, terutama ketika dokumen dikirimkan melalui internet, tetapi juga menghilangkan kebutuhan untuk mencetak dan memindai ulang dokumen.
Aktivitas tersebut hanya akan memakan waktu yang tidak perlu. Penerapan tanda tangan digital membantu Anda menghemat waktu dan upaya dalam proses penandatanganan dokumen, sambil juga mendukung pengurangan penggunaan kertas. Dengan demikian, Anda tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga menjaga keamanan serta keabsahan dokumen.
Contoh surat pengiriman barang dan formatnya di atas memberikan gambaran bagaimana Anda dapat membuat format yang sesuai untuk kebutuhan perusahaan Anda. Dengan memiliki dokumen ini, Anda dapat dengan mudah menggunakannya saat diperlukan tanpa repot-repot menciptakan format baru.
Keberadaan dokumen ini menjadi sangat penting bagi suatu usaha sebagai langkah antisipasi terhadap potensi masalah dalam pengiriman barang. Selain itu, juga berfungsi sebagai bukti yang kuat ketika konsumen mengajukan kritikan atau pertanyaan.
Oleh karena itu, mulailah untuk lebih teliti dan disiplin dalam pembuatan surat pemberitahuan pengiriman barang, karena hal ini menjadi kunci utama untuk pertumbuhan dan perkembangan bisnis yang cepat dan sukses.
Cek Ongkos Kirim Cargo Termurah di TrawLbens
Temukan kemudahan cek ongkos kirim cargo di TrawLbens untuk pengalaman logistik yang lebih transparan dan efisien. Layanan cek ongkos kirim kami memungkinkan Anda untuk dengan cepat mengetahui estimasi biaya pengiriman tanpa ribet.
Dengan beberapa klik saja, Anda dapat memasukkan detail pengiriman dan menerima informasi lengkap tentang ongkos kirim cargo. TrawLbens memberikan kejelasan dalam perencanaan logistik Anda, memastikan bahwa Anda dapat mengatur pengiriman barang dengan hemat dan sesuai dengan anggaran Anda.
TrawLbens mengubah cara Anda melihat cek ongkos kirim cargo. Kami menawarkan solusi yang inovatif dan informatif, memungkinkan Anda untuk mengakses tarif ongkir yang bersaing dan akurat.
Dengan layanan cek ongkos kirim yang user-friendly, TrawLbens memberikan kontrol penuh kepada Anda untuk memilih opsi pengiriman yang paling ekonomis dan efektif. Percayakan logistik Anda kepada TrawLbens dan nikmati proses pengiriman yang lebih mudah dan terukur.
